Wenn Ihr Haus einen Fuhrpark betreibt und Sie Ihre Mitarbeiter die Fahrzeuge zu dienstlichen Zwecken permanent zur Verfügung stellen, so obliegt es Ihrer Pflicht als Fahrzeug-Halter sich davon zu überzeugen, dass die Fahrer Ihrer Fahrzeuge eine gültige Fahrerlaubnis besitzen. Tun Sie dies nicht, ist dies eine fahrlässige Versäumnis Ihrer Halterpflichten und stellt eine Straftat nach § 21 Abs. 2 StVG dar.
Wie oft sollten Sie die Fahrerlaubnis prüfen?
Zur Häufigkeit ist zu sagen, dass dies so oft wie nötig und so wenig wie möglich durchgeführt werden sollte. In der Praxis hat sich als praktikabel erwiesen, dass eine Kontrolle zu Beginn und im Regelfall zweimal jährlich ausreichend ist, es sei denn, es liegen besondere Umstände vor, die Zweifel am Vorhandensein der Fahrerlaubnis aufkommen lassen.
Hinweis: Es dürfen natürlich nur die Führerscheine der eingesetzten Fahrer überprüft werden.
Sollten Sie Kopien des Führerscheins anfertigen?
Anders als bei Personalausweisen gibt es keine Regelungen zum Anfertigen von Kopien des Führerscheins. Hierzu haben die Datenschutzaufsichtsbehörden bislang auch keine einheitliche Stellungnahme abgegeben (z.B. die bayrischen Datenschutzbehörde für nicht-öffentliche Stellen sagt zulässig (dort Seite 112), die bayrische Behörde für öffentliche Stellen sagt nicht zulässig; letzteres ist die aktuellere Stellungnahme).
Als Alternative haben Sie auch die Möglichkeit, die Prüfung des Führerscheins lediglich zu protokollieren.
In einem Strafprozess kann es Ihnen, bzw. Ihrem Geschäftsführer, nicht angelastet werden, auf welche Art und Weise die Kontrollen durchgeführt und dokumentiert werden. Die Bestätigung des Kontrollierenden ist insofern gleichgewichtig mit der Kopie des Führerscheins. Etwas anderes könnte nur dann gelten, wenn der Kontrollierende die Kontrolle in missbräuchlicher oder nicht angemessener Weise durchführt. Aber selbst dies ließe sich mit stichprobenartigen Überprüfungen durch die Geschäftsleitung aushebeln, die die Geschäftsführung ohnehin durchführen muss.
Wenn Sie demnach auf der rechtssicheren Seite sein wollen, empfehlen wir auf die Anfertigung einer Kopie des Führerscheins mangels Notwendigkeit zu verzichten und stattdessen lediglich eine Sichtprüfung durchzuführen und dies zu protokollieren.
Das Risiko, für das Anfertigen von Führerschein-Kopien ein Bußgeld auferlegt zu bekommen, wird allerdings aufgrund der nicht stringenten Aussagen der Datenschutzbehörden auch für überschaubar gehalten.
Die reine Protokollierung wäre hier jedoch der datenschutzrechtlich sauberste Weg.
Wo sollten Sie diese Dokumentation aufbewahren?
In welcher Organisationseinheit Ihr Haus letztendlich die Dokumentation ablegt, bleibt Ihnen überlassen. Wenn das komplette Kontroll-Verfahren über den Fuhrpark-Manager abgewickelt wird, ist es sinnvoller, die Unterlagen beim Fuhrpark-Manager anzusiedeln. Wichtig dabei ist lediglich, dass die Daten auch dort verschlossen aufbewahrt werden können, so dass nur die zugriffsberechtigten Personen Einsicht nehmen können. Falls dies nicht sichergestellt werden kann, sollte die Ablage besser in der Personalabteilung erfolgen.
Als Aufbewahrungsfrist empfehlen wir, sich an der gesetzlichen Verjährungsfrist für Straftaten zu orientieren, § 78 Abs. 3 Nr. 5 StGB. Danach ist die Verjährungsfrist 3 Jahre, ggf. zuzüglich einer gewissen Karenzzeit zur Umsetzung der Löschung.
Auflistung im Verarbeitungsverzeichnis
Beachten Sie bitte, dass auch dieser Prozess in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis abgebildet sein muss (entweder als Ergänzung im Prozess der Personalakte oder im Rahmen der Fuhrparkverwaltung) und bei einer Betroffenenanfrage Auskunft über die gespeicherten Daten gegeben werden muss.