Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile eines internen/externen Datenschutzbeauftragten
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist gesetzlich vorgeschrieben, wobei es jedem Unternehmen frei steht einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Da verursacht zunächst einmal zusätzlichen Aufwand und Kosten und steht somit im direkten Konflikt zum Unternehmensziel, so kosteneffizient wie möglich zu arbeiten. Daher ist es für jedes Unternehmen notwendig zu prüfen, ob die Bestellung eines internen- oder eines externen Datenschutzbeauftragten die richtige Lösung ist. Beide Varianten haben ihre Vorteile und daher muss man diese für jedes Unternehmen individuell und detailliert gegenüberstellen:
| Der interne Datenschutzbeauftragte | Der externe Datenschutzbeauftragte | ||
|---|---|---|---|
 | Vertrauensbonus Die Geschäftsführung kennt den internen Datenschutzbeauftragten oft seit vielen Jahren. Daraus entsteht eine vertrauenswürdige Arbeitsbeziehung (oder auch nicht). | | Geringeres unternehmerisches Risiko Der externe Datenschutzbeauftragte übernimmt mit seiner Aufgabe auch das unternehmerische Risiko. Somit haben Sie die Sicherheit, alle existenzgefährdenden Punkte für Ihr Unternehmen ausgelagert zu haben. |
| Keine zusätzlichen Lohnkosten Wenn der interne Datenschutzbeauftragte, zusätzlich zu seinen aktuellen Aufgaben, die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten mit übernehmen kann, entstehen dem Unternehmen keine zusätzlichen Lohnkosten. | | Rechtssicherheit ohne Zeitverzögerung Mit der Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten, haben Sie sofort die Rechtsicherheit, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. |
 | Unternehmerisches Risiko Mit der Übernahme der Aufgaben des Datenschutzbeauftragten übernehmen Sie ein hohes Risiko. Bußgelder von bis zu 300.000 EUR können sogar die Firmenexistenz gefährden. | | Variable Vertragslaufzeit Ein externer Datenschutzbeauftragter genießt keinen Kündigungsschutz und somit können Sie die Vertragslaufzeiten frei bestimmen. |
| Kündigungsschutz Der interne Datenschutzbeauftragte genießt seit dem 01.09.2009 einen erweiterten Kündigungsschutz (unkündbar | §4f Abs. 3 BDSG), ähnlich dem eines Betriebsrats. (1 Jahr Kündigungsschutz nach Aufgabe der Funktion des Datenschutzbeauftragten). Eine einmal erfolge Bestellung, kann nur unter den Voraussetzungen einer fristlosen Kündigung wiederrufen werden. | | Keine Ausbildungskosten Ein externer Datenschutzbeauftragter ist selbst für dessen Qualifikation verantwortlich. Da er diese Aufgabe für eine Vielzahl von Firmen übernimmt, hat er mehr Erfahrung und ist kontinuierlich mit den aktuellsten Datenschutzrichtlinien vertraut. |
| Ausbildungskosten Um die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten dauerhaft und rechtssicher übernehmen zu können, ist zuerst eine Schulung zum Rechtsumfeld des Datenschutzes, eine weitere zur technischen Umsetzung und zuletzt zum Organisationsaufbau eines Datenschutzmanagements gefordert. Darüber hinaus ist eine kontinuierliche Weiterbildung notwendig. Dies kostet sehr viel Zeit und Geld. (Fortbildung, Reise, Übernachtung, Materialien, Freistellung des internen Datenschutzbeauftragten) | | Kalkulierbare Kostenstruktur Feste Verträge legen die Kostenstrukturen für die extern übernommenen Aufgaben und Risiken fest und können somit genau kalkuliert werden. |
| Mehraufwand Durch den Mehraufwand, den die Übernahme der Datenschutzaufgaben mit sich bringt, kann der interne Datenschutzbeauftragte seine Kernaufgaben nicht mehr in vollem Umfang wahrnehmen. | | Immer aktuelle Unterlagen Ein externer Datenschutzbeauftragter überarbeitet permanent alle unternehmensrelevanten Datenschutzunterlagen und somit sind Sie immer auf dem aktuellen Stand. Er bringt die Erfahrungen vieler Unternehmen mit. |
| Zeitverzögerung Mit der Übernahme der Aufgaben des internen Datenschutzbeauftragten muss der Mitarbeiter vorab seine Fachkunde aufbauen und diese mit einem Fachkundenachweis dokumentieren. Dies verzögert die direkt Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. | | Externe Kosten Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt Aufgaben und Risiken und somit entsteht ein externer Dienstleistungsaufwand, der Kosten verursacht. |
Der externe Datenschutzbeauftragte ist kein Einzelkämpfer sondern hat in der Regel ein Büro in dem sich weitere Mitarbeiter um den Datenschutz kümmern. Hier gibt es eine funktionierende Urlaubsvertretung, so dass Sie immer einen Ansprechpartner haben.
Der externe Datenschutzbeauftragte verfügt über eine höhere Akzeptanz und Durchsetzungsvermögen bei Ihren Mitarbeitern. Er ist ein Datenschutzbeauftragter ohne die normale Vorgeschichte eines Kollegen. Daher sind Interessenkonflikte mit anderen Bereichen und Projekten nicht vorhanden
Der externe Datenschutzbeauftragte hat Erfahrung im Umgang mit Behörden. Er weiß, was die Behörden als Maßstab setzen. Ein interner Datenschutzbeauftragter lernt dies erst, wenn das Unternehmen wegen eines Datenschutzverstoßes mit einer Behörde zu tun hat, was in der Regel zu spät ist.
Während für den internen Datenschutzbeauftragten in Haftungsfragen die sog. “betriebliche Veranlassung” gilt, kann der externe Datenschutzbeauftragte für sein Handeln verantwortlich gemacht werden. Üblicherweise verfügt der externe DSB über eine dahingehend spezialisierte Betriebs– und Vermögensschadenshaftplicht.
Wir meinen, es gibt gute Gründe einen externen Datenschutzbeauftragten mit der Wahrnehmung Ihrer Interessen für den Bereich Datenschutz zu beauftragen.