Mittlerweile ist die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) seit 4 Jahren gültig. Nach wie vor gibt es Verwirrungen und Unklarheiten um den richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten. Darum hat der Online-Service-Anbieter Conceptboard eine Auflistung der gängigsten Stolperfallen erstellt.
Datenschutz wird auch in Zukunft eine große Rolle spielen und sollte, um Imageschäden und Bußgelder für das eigene Unternehmen zu vermeiden, nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
- 1. Unsichere persönliche Arbeitsweisen im Alltag
Wenn Passwörter/PINS zu einfach gestaltet sind, auf Papier aufgeschrieben, weitergereicht oder mehrfach verwendet werden, wird Hackern der Zugriff auf interne Systeme stark vereinfacht.
Passwörter sollten regelmäßig gewechselt werden und zureichend lang/komplex (bestehend aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen) sein. Weiterhin ist, wo möglich, eine Multifaktorauthentifizierung wünschenswert, die die Passwortabfrage um Security-Token, Fingerabdrücke oder TAN-Code erweitert.
- 2. Unrechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten
Es ist wichtig, ein Bewusstsein für den Umgang mit personenbezogenen Daten (also Namen, Adressen, Telefonnummern etc.) zu entwickeln. Solche Daten müssen immer für einen bestimmten Zweck erhoben und dürfen nicht außerhalb dieses Zweckes verwendet werden (etwa für Gewinnspiele oder Umfragen).
Alle Mitarbeiter sollten Schulungen im Datenschutz erhalten, um eine Sensibilisierung für das Thema zu entwickeln.
- 3. Nutzung unsicherer Cloud-Lösungen
Cloud-Dienste sind für Unternehmen hilfreich bei der Bewältigung großer Mengen von Daten, bergen aber auch Risiken. Denn wenn der Cloud-Dienstleister Server in den USA betreibt, sind die amerikanischen Geheimdienste (durch den Cloud Act) berechtigt, darauf zuzugreifen. Es werden also personenbezogene Daten potenziell weitergegeben und das Unternehmen, welchen den Cloud-Dienst nutzt, kann dafür haftbar gemacht werden.
Es sollte immer darauf geachtet werden, dass der Cloud-Betreiber Daten ausschließlich in deutschen oder zumindest europäischen Rechenzentren speichert.
- 4. Mangelhafte Datenschutzerklärungen
Um Bußgelder und Klagen zu vermeiden, sollte die eigne Datenschutzerklärung auf Rechtskonformität unbedingt von der internen Rechtsabteilung oder von externen Beratern überprüft werden. Vorgefertigte Datenschutzerklärungen finden sich zur Anpassung an den eigenen Internetauftritt im Netz.
- 5. Datensilos anlegen
Personenbezogene Daten sollten katalogisiert werden, um im Falle einer Datenlöschanfrage einer betroffenen Person eine Übersicht zu haben, wo die Daten überhaupt gespeichert sind. Wurden Back-ups/Sicherungskopien der Daten auf Rechnern oder USB-Sticks erstellt? Kann ein Unternehmen nicht nachweislich alle Daten der anfragenden Person finden und löschen, liegt ein Verstoß gegen die DSGVO vor und es droht ein Bußgeld.
Auch hier hilft, Mitarbeiter im Datenschutz zu schulen, um dem Risiko von Datenschutzverstößen im Falle einer Anfrage zu minimieren.
Weitere Informationen finden Sie hier:
https://www.secupedia.info/aktuelles/stolperfallen-bei-der-dsgvo-18546