Aufgrund einer Änderung des Personalausweisgesetzes vom 18.07.2017 ist es nunmehr möglich für nichtöffentliche Stellen unter bestimmten Voraussetzungen eine Ablichtung des Personalausweises von bestimmten Personen zu fertigen. Unternehmen können nunmehr z. B. eine Personalausweiskopie oder auch Reisepasskopie Ihrer Mitarbeiter zur Akte nehmen, sofern hier ein berechtigtes Interesse besteht. Das könnte z. B. das buchen von Reisen sein oder das Anmieten von Fahrzeugen etc., bei denen ggf. Daten aus dem Personalausweis an Dritte weitergegeben werden müssen.
Voraussetzung zum Fertigen einer Ablichtung ist allerdings die Zustimmung des Ausweisinhabers. Außerdem muss die Ablichtung als Kopie erkennbar sein. Zu berücksichtigen ist weiter, dass die Kopie selbst nicht, bzw. wenn ja, nur durch den Ausweisinhaber weitergegeben werden darf. Mit Zustimmung des Ausweisinhabers dürfen aber die Daten aus der Ausweiskopie verarbeitet bzw. auch an Dritte weitergegeben werden.
Aufgrund der gesetzlichen Änderung ist das Kopieren von Ausweisen damit nicht mehr grundsätzlich verboten bzw. auf die gesetzlich normierten Fälle begrenzt (z. B. Geldwäschegesetz, Telekommunikationsgesetz). Die GINDAT empfiehlt in diesen Fällen eine schriftliche Einwilligung des Ausweisinhabers einzuholen, in der der Zweck und beabsichtigte Verwendung möglichst genau beschrieben sind und die auch ein Widerrufsrecht vorsieht.