Was bei Kontaktformularen unbedingt zu beachten ist

Wie sieht die Rechtslage aus?

Kontaktformulare werden beinahe auf jeder Webseite eingesetzt, um dem Besucher eine möglichst unkomplizierte Form der Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Über das Kontaktformular werden Daten verarbeitet und übermittelt. Der Webseiten-Betreiber ist gem. §13 TMG kurz gesagt verpflichtet, den Nutzer des Kontaktformulars darüber zu informieren, dass und wie seine Daten verarbeitet werden. Einer gesonderten Einwilligung zur Verarbeitung der über das Kontaktformular übermittelten Daten bedarf es nach überwiegender Meinung zwar grundsätzlich nicht, da der Verantwortliche ein berechtigtes Interesse daran hat, Nutzeranfragen zu beantworten (so etwa LG Köln 81 O 32/17 vom 01.08.2017 oder auch Bayrisches Landesamt für Datenschutzaufsicht in seinem 8. Tätigkeitsbericht vom März 2019). Anders sieht es jedoch dann aus, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO betroffen sind! Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn über ein Kontaktformular Gesundheitsdaten für eine Terminvergabe beim Arzt abgefragt werden, oder wenn über das Formular Angaben zur politischen oder religiösen Überzeugung, zu ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung etc. gemacht werden sollen.

Die Beachtung der datenschutzrechtlichen Grundsätze der „Datenvermeidung“ und „Datensparsamkeit“ zwingt Sie dazu, die unbedingt auszufüllenden Pflichtfelder des Formulars zu kennzeichnen und auf das Notwendigste zu beschränken.

Bußgelder drohen, wenn bei der Verwendung von Kontaktformularen keine Verschlüsselung der Daten bereitgestellt wird. 

Was ist zu tun?

Was müssen Sie also beachten, wenn Sie auf Ihrer Webseite ein Kontaktformular anbieten?

1. Informieren Sie die Besucher Ihrer Websites umfassend darüber, welche Daten von wem zu welchen Zwecken wo verarbeitet werden, § 13 I TMG, samt sämtlicher sonstiger Informationen, die Sie aufgrund von Art. 13 DS-GVO bereitstellen müssen, wenn Sie personenbezogene Daten über ein Kontaktformular erheben. Dies kann entweder durch Ihre umfassende Datenschutzerklärung geschehen oder, für den Fall der Abfrage besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1,z. B. durch nachfolgende Mustererklärung,
2. Minimieren und kennzeichnen Sie Pflichtfelder, z. B. mit dem üblichen Sternchen-Hinweis.
3. Verschlüsseln Sie die Datenübertragung, z.B. durch TLS.

Fügen Sie einen deutlichen Hinweis mit Belehrung unterhalb des Kontaktformulars, aber oberhalb des „Absenden-Buttons“ ein.